Comment gérer une équipe en télétravail à travers le management à distance ? Voici 6 conseils

 

Mon premier est le préfixe se rapportant à la distance.

Mon deuxième est la base de tout salaire.

Mon tout est redouté par 40% des responsables d’équipe, selon une étude de Malakoff Humanis en 2020

Que suis-je ? 

Le télétravail oui vous l’avez sûrement deviné.

Parfois surestimé, et jugé difficile à mettre en place dans certains secteurs d’activité, il n’en est pas moins devenu un enjeu de taille dans ce contexte de distanciation.

Cependant, le management à distance et le télétravail ne sont pas forcément synonymes d’arrêt de l’activité ou de gestion difficile des équipes. 

En ce temps de digitalisation, il existe bon nombre d’outils et de conseils que vous, en tant que manager ou responsable, pouvez appliquer pour vous éviter un maximum de difficultés.

En voici quelques-uns que nous vous avons concoctés.

Asseyez-vous, prenez une grande inspiration et laissez-vous guider, ça va aller ! 

 

 

Conseil #1 : Avoir les bons outils

 

Gérer une équipe de façon distancielle implique évidemment d’avoir les bons outils digitaux. 

Ceux-ci doivent être adaptés à votre nouvelle façon de travailler avec vos collaborateurs.

L’approche n’était bien sûr pas la même, il est donc nécessaire de trouver des alternatives efficaces afin d’assurer le management à distance de vos équipes, des projets en cours, tout en veillant bien sûr à une bonne organisation générale.

Avec la généralisation du télétravail et le développement de la digitalisation, un large panel d’outils et d’applications s’offrent à vous, en fonction des besoins et des défis à relever.

Que ça soit pour communiquer avec vos collègues, ou suivre l’avancement des projets, voici une liste non exhaustive de quelques outils que vous pouvez d’ores-et-déjà adopter, si ce n’est pas encore le cas (à noter que certains outils couvrent plusieurs fonctionnalités) : 

• Afin de communiquer et remonter efficacement les informations entre vos équipes : Skype, Slack, Microsoft Teams

• Pour assurer vos réunions en visioconférence : Google Meet, Slack, Zoom, Skype, Microsoft Teams

• Pour gérer en temps réel l’ensemble des projets d’équipe ou personnels : Trello, Notion

• Pour créer et transmettre des documents et des informations internes instantanément : La suite Google (Docs, Sheets, Slides)

• Pour manager votre planning et les réunions collectifs : Google Agenda, Calendly

 

 

Conseil #2 : Communiquer de façon régulière

 

La distance ne facilite pas déjà les interactions directes entre collaborateurs, ne vous rendez pas la tâche plus dure en négligeant le dialogue : C-O-M-M-U-N-I-Q-U-E-Z ! 

N’oubliez pas qu’en tant que responsable, vous devez guider vos équipes, et cela ne sera possible qu’en interagissant avec eux.

La communication peut donc se faire au niveau individuel, comme au niveau collectif, de façon professionnelle, ou plus personnelle.

Parfois, la ligne entre les deux aspects est fine.

La vie personnelle de chacun de vos collègues peut tout aussi bien impacter positivement la santé professionnelle de l’ensemble de vos collaborateurs, tout comme elle peut avoir un impact négatif.

Il est donc important de maintenir cet équilibre.

Quels sont donc vos devoirs en tant que responsable d’équipe ?

Il va s’agir d’être un leader, en d’autres termes, être le guide de vos employés.

Dit comme ça, ça parait énorme, mais en vérité il s’agit d’appliquer un ensemble d’intentions simples.

 

 

1. Instaurer des objectifs bien définis

L’avancement des tâches et projets en télétravail ne peut pas se faire sans que vous définissiez des objectifs précis. 

Une bonne communication à distance est donc essentielle à ce niveau.

Le fait de gérer une équipe et des projets en cours peut être un processus délicat en télétravail.

Ainsi, il est donc important d’optimiser votre management à distance, afin d’éviter de devoir être constamment derrière le dos de vos collaborateurs, pour vérifier que tout se passe bien.

Quoi de plus rébarbatif et infantilisant ? 

Vous devez donc à tout prix éviter cette démarche qui sera plus chronophage qu’autre chose ! 

Optez de ce fait pour le management par les résultats.

Qu’est-ce que c’est ?

C’est simplement le fait de juger le travail fourni par vos collègues, sur les résultats fournis au lieu du temps passé sur les projets.

Par conséquent, vous serez apte à booster la productivité de vos équipes, sans forcément devoir intervenir sur leur performance.

Cette méthode entraîne un cercle vertueux : en valorisant le résultat de vos équipes, ils seront plus motivés à en faire plus, et à être proactifs.

De ce fait, pour garder cette optique, il est également crucial de fixer des échéances. 

Avoir des dates définis permettra à l’ensemble de vos employés de savoir où est-ce qu’ils vont, ainsi que leur marge de progression. 

Cela les aidera encore plus à se motiver.

 

 

2. Se montrer disponible pour chacun des collaborateurs

Ne pas être toujours derrière à surveiller vos équipes, ne veut pas dire que vous ne devez pas vous rendre disponible en cas de besoin. 

Loin de là !

Vos collaborateurs ont toujours besoin d’un responsable d’équipe.

En tant que manager, vous devez donc les aider à maintenir le cap, afin qu’ils ne se sentent ni délaissés ni perdus. 

N’hésitez pas par exemple à mettre en place des points ou réunions journaliers par téléphone, ou en visioconférence.

Ceci vous permettra de répondre à leurs questions et de les aider à résoudre les points bloquants.

Vous pouvez également tout simplement les accompagner par chat tout au long de la semaine.

A vous de voir ce qui fonctionne pour eux.

Pensez également à un entretien individuel et personnalisé si nécessaire, car c’est un bon moyen de valoriser chaque membre de votre équipe.

Peut-être qu’ils ont chacun aussi besoin de votre connaissance et expertise pour avancer.

L’essentiel est que vous vous adaptiez à eux, que vous cherchiez à avoir des retours d’expérience et du feedback de façon constante.

Pour ce faire, il est donc important de se tenir à l’écoute de vos employés pour savoir quand mettre en place ces actions de management à distance.

 

 

Conseil #3 : Être à l’écoute de vos collègues

 

Ce n’est pas parce que vous n’êtes plus au bureau et que vous ne pouvez plus assister physiquement vos employés, que vous ne pouvez plus les écouter au quotidien.

Au contraire ! 

En période de télétravail, l’écoute entre collègues doit être deux fois plus valorisée.

C’est aussi un de vos rôles principaux en tant que manager / responsable, en plus de savoir gérer une équipe.

Vous devez donc porter un minimum d’attention envers les membres.

Cette attention, peut parfois aller au-delà de l’aspect exclusivement professionnelle, et aller jusqu’à soutenir de façon plus personnelle vos collaborateurs.

Car oui, comme énoncé plus haut, parfois la vie professionnelle et la vie personnelle sont liées, et leur frontière est fine. 

Vous serez peut-être étonné de voir qu’en rassurant vos équipes sur leurs difficultés personnelles, ces derniers se sentiront plus motivés à avancer et à vous écouter, car ils auront tout simplement l’impression d’être plus aidés.

Toutefois, il n’est pas question ici de faire le psychologue non, mais tout simplement de mettre en place des petits gestes du quotidien.

Vos équipes se sentiront ainsi plus intégrées à l’entreprise, et seront enclines à mieux mettre leur tracas de côté.

Vous pouvez entre autres prendre des nouvelles par mail ou SMS de vos collègues au retour des congés.

Voyez ça comme un moyen d’entretenir la discussion, chose que vous faisiez déjà au bureau, mais que vous allez devoir adapter maintenant.

Si un de vos employés traverse une période délicate, et qu’il n’ose pas vraiment se confier à vous par pudeur, ce qui est compréhensible, proposez donc des solutions alternatives pour qu’il se sente valorisé.

Car oui, l’une des autres qualités d’un bon leader, et par extension d’un responsable, est l’empathie. 

Chose que vous pouvez donc appliquer dans ce cas de figure.

Par exemple, faire un sondage quotidien avec quelques questions spécifiques autour du retour d’expérience en télétravail, vous permettra déjà de cerner le moral général de vos équipes

Vous pourrez ensuite ajuster en conséquence la gestion des projets et le fonctionnement de l’entreprise.

Des exemples de questions rapides seraient : 

• Le télétravail a-t-il eu un impact sur les échanges entre collègues ?

• A-t-il amélioré votre relation avec la hiérarchie ?

• Avez-vous des difficultés techniques à gérer la distance ?

• Aimeriez-vous des points plus fréquents avec votre supérieur ?

• Seriez-vous ok pour mettre en place des réunions détentes ?

 

L’objectif étant toujours de maintenir un environnement où il fait bon vivre, malgré la difficulté du management à distance.

Vous, manager, devez faire en sorte que l’ensemble de vos employés se sentent comme au bureau, et qu’ils gardent le moral en toute circonstance. 

 

 

Conseil #4 : Faire confiance à ses collaborateurs

 

« La confiance est le ciment invisible qui conduit une équipe à gagner » – Bud Wilkinson

 

Cette idée prend encore plus son sens lorsque vous êtes amené à gérer une équipe en distanciel. 

Vous n’avez pas forcément la main, ni de visuel sur l’avancée des tâches, alors ce qu’il vous reste c’est la confiance que vous accordez à vos collaborateurs.

Accepter le fait que vous ne pouvez pas tout contrôler vous permettra déjà d’aller de l’avant et vaincre votre incertitude managériale, afin d’amener vos employés vers la bonne direction.

Cette incertitude, dans une certaine mesure, peut s’avérer être toxique pas seulement pour vous, en tant que responsable d’équipe, mais surtout aussi pour les collègues dont vous avez la charge.

Car oui, à un certain niveau, cela entraîne une volonté de contrôle abusif de votre part, qui peut s’apparenter à un flicage ! 

De plus, cela traduit aussi une insécurité et une incapacité à faire confiance à vos employés.

C’est donc une recette idéale pour démotiver vos troupes et tirer la gestion de vos projets vers le bas, tout en perdant de votre crédibilité auprès de vos employés.

Vous ne voulez donc certainement pas de ça.

Directeur, responsable d’équipe, manager, vous menez le même combat, celui de responsabiliser les membres de votre entreprise, et les rendre autonomes dans leurs missions..

Il est donc nécessaire de pallier cette insécurité en vous efforçant d’instaurer des petites étapes pour favoriser la productivité et l’implication de vos collègues.

Quelles sont-elles ? Nous l’avons déjà abordé plus haut en filigrane.

Soyez clairs et communiquez efficacement vos objectifs, assurez-vous que tout le monde avance dans la même direction, et ayez conscience des difficultés de chacun.

En 5 mots : Communiquer, observer, écouter, adapter, guider

Bien sûr, instaurer cette confiance nécessite également un environnement propice.

 

 

Conseil #5 : Se former et former les autres

 

La distance est une bonne occasion pour vous et vos collègues de se recentrer sur soi, et de voir les points à améliorer.

Faute de distraction, vous avez le calme nécessaire pour acquérir de nouvelles notions ! 

Ne perdez donc pas votre temps et formez, vous et vos équipes, à des compétences qui pourront servir à long terme à votre activité.

Ces nouvelles compétences acquises seront ensuite de nouvelles armes qui pourront être bénéfiques.

En effet, vous serez plus crédible à défendre votre poste managérial.

De plus, vous allez inspirer, et mieux motiver vos troupes, si vous parvenez à leur transmettre les connaissances que vous avez développées.

Vous voyez un point noir là-dedans ? Moi non plus.

Développez donc vos soft skills, et vos hard skills.

Auto-formez vous, et n’hésitez pas non plus à proposer des formations pour vos troupes ! 

Par les temps qui courent, ce ne sont pas les formats qui manquent (lecture d’articles et d’études, podcasts, cours en ligne, webinars…).

 

 

Conseil #6 : En conclusion, maintenir les interactions sociales

 

Travailler chez soi est démoralisant pour tout le monde.

Surtout pour vos employés, qui auront tendance à avoir l’impression de ne plus avoir de référent direct, ni de contact entre eux.

Par conséquent, s’ils se découragent, ils n’auront plus l’envie d’entretenir de contact social, que ça soit avec vous, ou leurs collègues.

Vous devez donc remédier à ça de toute urgence ! 

Entretenez l’esprit d’équipe, créez de l’interaction, allez chercher le dialogue auprès des collaborateurs que vous suivez ! 

Vous n’avez plus de lien physique ? Tant pis, ce n’est pas une excuse ! 

Savoir gérer une équipe en télétravail implique aussi de privilégier la visioconférence pour avoir un visuel en plus du dialogue, d’organiser des réunions, proposer des exercices de détentes à distance….

Pas d’idée ? vous pouvez commencer par : 

• Des réunions en visioconférence, de manière hebdomadaire ou mensuelles fédérant toute l’équipe 

• Des rituels informels qui favorisent le bien-être de vos employés adaptés à distance, si bien sûr votre entreprise le permet (pause-café, jeu en ligne, apéro…)

• La célébration en distanciel de la réussite d’un projet ou de l’évolution d’un de vos collaborateurs afin de booster leur moral

 

Le but est que l’ensemble de vos collègues se sentent toujours appartenir à votre équipe.

Ils doivent se sentir toujours d’attaque à porter l’activité de l’entreprise avec vous, et d’adapter l’avancement des projets en fonction du télétravail généralisé.

Car ce dernier a encore de beaux jours devant lui…

 

 

Prediwell CRM : PME, Startup, enfin un GRC simple d’accès !

 

Prediwell est un logiciel hybride CRM Workflow adapté à toutes les tailles d’entreprise. 

Sa philosophie pourrait se résumer en une phrase :  une solution CRM intuitive, permettant d’automatiser facilement les différentes tâches à mener dans l’entreprise.

Exemple : le suivi des contacts, l’historique des interactions, la personnalisation de nos campagnes projets process, l’outil collaboratif (team board), la recherche intuitive d’informations clés et les Dashboard personnalisables. 

Prediwell assure la gestion des activités principales au sein de l’entreprise telles que le consulting, RH, Sales…

Ce CRM adaptable et simple à prendre en main permet de : 

1. Travailler intelligemment avec les informations critiques de l’entreprise
2. Gérer efficacement son activité, 
3. Piloter de manière agile, 
4. De suivre, analyser, et prendre des actions rapides.

Côté tarif, Prediwell propose un abonnement mensuel à partir de 9€ par utilisateur, prix très compétitif par rapport au prix du marché CRM. 

A noter que Prediwell propose actuellement une offre spéciale aux TPE/PME : toutes les versions Prediwell sont actuellement gratuite pendant 15 jours.

Pour bénéficier d’une démo gratuite, ça se passe ici :

Souscription gratuite

commercial@prediwell.com

+33 (0)1 84 79 26 10

 

 

Pour plus d’informations sur les enjeux du management à distance : 

https://www.cadre-dirigeant-magazine.com/manager/les-bonnes-pratiques-pour-manager-ses-equipes-a-distance/

https://www.challenges.fr/entreprise/vie-de-bureau/teletravail-les-chefs-essores-apres-un-an-de-management-a-distance-en-mode-degrade_749534

https://www.journaldunet.com/management/ressources-humaines/1497137-comment-le-contexte-du-travail-a-distance-renforce-le-besoin-d-une-digital-workplace-qui-inclut-tous-les-collaborateurs-qui-favorise-la-diversite-et-qui-devient-le-socle-de-la-culture-d-entreprise/