Conduite du changement : un chemin vers la transformation digitale

 

L’ouverture de nouveaux marchés, une demande de plus en plus volatile, la mobilité, ou encore l’évolution technologique et la croissance du digital…

Pour être plus compétitif et performant, un bon nombre d’événements incitent aujourd’hui les entreprises à faire évoluer leurs équipes et leurs offres à l’ère de la transformation digitale.

Pour ce faire, l’entreprise doit essayer de mener une transition intelligente de ses organisations : de la manière la plus efficace possible, et surtout qu’elle puisse être assimilée par tous dans le temps !

En effet, certaines réticences peuvent surgir si la conduite de ce changement n’a pas bien été préparé: nous allons justement voir, dans les grandes lignes, les méthodes et outils possibles et les pièges à éviter.

 

Une méthode : Les 8 étapes dans la conduite du changement selon Kotter

 

Il existe plusieurs méthodes dans le change management.

Pour ne pas vous noyer dans une masse d’informations, nous avons décidé de nous focaliser sur celle qui donne une des visions les plus claires et adaptables: la 8 étapes dans la conduite du changement selon John P. Kotter.

Pour apporter un peu de contexte, John P. Kotter est professeur de la Harvard Business School.

Il a écrit plusieurs ouvrages dont certains (comme “A Sense of Urgency” ou “Leading Change”) sont devenus des références mondialement connues en termes de change management (la conduite du changement ou le Leadership).

Au fil des années, Kotter a mis en place une méthode en 8 étapes clés, qui permet de réussir le changement de l’entreprise:

 

1) Créer une notion d’urgence

 

Pour déclencher une réaction allant vers la direction souhaitée, il faut sensibiliser les collaborateurs de l’entreprise pas uniquement à la nécessité de changer, mais aussi au caractère urgent de la situation.
A noter que la présentation de certains supports comme les audits internes, chiffres comptables, ou une analyse du marché, pourra faciliter la démarche.

 

2) Former une coalition puissante

 

La volonté de changement ne peut pas être imposée par l’entreprise.

A défaut, la transition ne se fera tout simplement pas. Bien au contraire, c’est aux collaborateurs d’être convaincus sur la nécessité du changement.

Comment faire par contre lorsque l’organisation compte des centaines, voire des milliers d’employés, disséminés dans différents services et localisations ?

Kotter estime qu’il est nécessaire de convaincre tout d’abord différents individus reconnus pour leurs qualités d’influenceur ou de conviction.

Ces personnes travaillent dans des départements différents (RH, Finance, Marketing, Sales etc…) : la “bonne parole” sera ainsi diffusée dans tous les strates de l’entreprise.

 

3) Etablir une vision

 

“La vision est l’art de voir les choses invisibles”. La citation de Jonathan Swift (auteur des “Voyages de Gulliver”) résume très bien l’importance de créer une vision “visible”, claire ou cohérente pour être convaincu(e) de changer, surtout à l’ère du digital où le regard doit être actif en permanence..

 

4) Communiquer la vision

 

Définir une vision comme vue précédemment est important, la diffuser au sein de l’entreprise est tout aussi primordial.

Aux différents collaborateurs, il faudra donc rappeler continuellement l’objectif du change management en faisant référence par exemple aux études et différents supports évoqués lors de l’étape 1, ou garder la communication pour une coalition forte (comme évoqué lors de l’étape 2).

Mais ce n’est pas tout : il faudra également expliquer que les prochaines échéances dans le processus de changement ne sont pas insurmontables.

Vous l’avez bien compris, l’objectif est aussi de rassurer.

 

5) L’incitation à l’action

 

Pour un changement durable et efficace, il faut associer à cette vision des passages à l’acte : tous les individus dans l’entreprise sont concernés.

Pour chaque idée cohérente avec la vision, il ne faut pas pas hésiter à louer la démarche et proposer des plans d’actions précis et réalisables dans le temps.

 

6) Identifier les succès

 

L’action mènera très rapidement à des résultats : aussi petits qu’ils soient, l’entreprise devra communiquer toutes les “victoires” allant dans le sens de la conduite du changement.

En donnant toutes ces informations aux individus, ces derniers comprendront que tous les efforts fournis apportent des succès probants.7

 

7) Capitaliser sur ces succès

 

Accumuler des victoires pour atteindre ses objectifs: est-ce la finalité du change management selon Kotter ?

Non, pas tout à fait. De nouveaux challenges, des imprévus peuvent également apparaître (ex: une nouvelle législation, le lancement d’une nouvelle offre chez la concurrence, etc…).

En capitalisant sur les victoires précédentes, l’entreprise démontre à ses collaborateurs que ces nouveaux défis ne sont pas insurmontables.

 

8) L’ancrage des nouvelles pratiques

 

Communication, incitation, capitalisation… la conduite du changement a suivi un processus et une stratégie bien établis : à charge désormais à l’entreprise, de pouvoir pérenniser les nouvelles pratiques, et plus particulièrement dans un contexte de transformation digitale.

 

 

La transformation digitale au service de la conduite du changement

 

Comme évoqué précédemment, la communication et la méthode sont des points déterminants à la conduite du changement.

Depuis plusieurs années et tout particulièrement depuis la transformation digitale des entreprises, les solutions logiciels ont justement développé de nouvelles fonctionnalités sur ce sujet du change management.

Pour ses différentes services, l’entreprise peut désormais utiliser un système :

 

1. Centralisé

Cela facilite la fluidité des informations et des actions menées par l’entreprise.

Des outils comme le CRM ou l’ERP ont ainsi pris en compte cette fonctionnalité en intégrant par exemple des systèmes de conversation en ligne, ou de rapport d’analyse (utile à la création d’urgence dans l’étape 1 de Kotter, mais aussi adaptés à la digitalisation des entreprises).

 

2. Evolutif

Cela permet à l’entreprise de développer sereinement de nouvelles offres de services ou de produits sans avoir à changer de logiciel informatique.

Exemple: la possibilité de configurer et de personnaliser ses outils logiciels vont faciliter considérablement la conduite du changement.

 

3. Organisé

En effet, pour l’ancrage de nouvelles pratiques (étape 8 de Kotter), une solution type workflow (gestion de processus métiers) permet de proposer des fonctionnalités avancées en termes d’automatisation des nouvelles bonnes pratiques dans l’entreprise.

Ceci dans le cadre de l’assister dans sa digitalisation et sa gestion du changement.

 

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Pour en connaître davantage sur le Change Management, voici quelques liens utiles :

Change management : les principes

Management et conduite du changement : enjeux et outils

Conduite du Changement – Notre Méthodologie en 4 étapes !

Le change management : La conduite du changement en Entreprise