Définition d’un workflow : ce qu’il faut retenir

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Comprendre en 5 minutes ce qu’est un workflow

Le saviez-vous ?

Le workflow ne date pas d’hier et remontre à bien avant la généralisation des outils informatiques dans l’entreprise (fin des années 70).

Il possède une histoire plus ancienne que celle de l’informatique. Au cours des années 20, en pleine expansion de l’industrie, on procédait déjà à l’automatisation des processus administratifs.

Qu’est-ce qu’un workflow ?

Le workflow représente la modélisation des différentes tâches nécessaires, ainsi que les différentes parties intervenantes à la réalisation d’un processus métier.

Il permet l’automatisation des flux d’information entre les processus de l’entreprise.

Le processus quant à lui est un ensemble d’activités corrélées ou interactives, qui transforme des éléments d’entrée en éléments de sortie.

Un processus peut comprendre des activités réalisées par différentes services ou entités d’un TPE / PME par exemple.

Plus précisément, le workflow permet l’automatisation d’un processus métier.

Il existe de nombreux workflows comme par exemple ; une demande de congé, un lancement d’un nouveau produit ou un suivi de dossier client.

On distingue plusieurs types de workflows qu’on peut regrouper par catégorie, selon le cadre d’utilisation :

1. Le WorkFlow de production

Appelé aussi workflow procédural ou directif, il s’agit d’un workflow très structuré et fortement centré processus. Il correspond à des processus métiers de base dans l’entreprise, qui sont déjà préétablis.

Exemple : contrats d’assurance, de réclamations clients …

Les principaux logiciels: Filenet (IBM), SAP Business Workflow (SAP), StaffWare…

2. Le WorkFlow administratif

Structuré et centré processus, il correspond aux procédures de gestion administratives.

Exemple : ordres de mission, demandes de formations..

Les principaux logiciels: Oracle BPM Suite 11g, W4 et WB2E, Bonita…

3. Le WorkFlow Ad-Hoc

Très peu structuré et centré sur l’information. Il correspond à la gestion des procédures secondaires et non déterminées.

Exemple : circulation de notes d’information

Les principaux logiciels : Action Builder (IBM) ou Teamware Flow

4. Le WorkFlow coopératif ou collaboratif

Quant à lui, il s’agit d’un workflow très peu structuré et centré sur l’information.

Il correspond aux procédures évoluant assez fréquemment, crée pour un groupe de travail.

Exemple: travail collaboratif, équipe virtuelle…

Les principaux logiciels : IBM Notes (ex Lotus Notes), Exchange (Microsoft)

Workflow associé au Customer Relationship Management (logiciel hybride CRM Workflow)

Les outils CRM (Customer Relationship Management) prennent en compte les différents processus métiers de l’entreprise, qu’il s’agisse d’une grande entreprise, ou d’un TPE / PME.

En effet, le CRM est désormais un outil d’aide à la décision, et dispose de nombreuses fonctionnalités.

Utilisé initialement pour augmenter les ventes de l’entreprise, le CRM permet en premier lieu de définir les profils clients, d’identifier les clients prospects, de fidéliser et d’assurer un suivi client ainsi que bien d’autres fonctionnalités Marketing, IT, RH, Consulting, Sales…

Tout ceci nécessite alors la configuration d’une multitude de workflows comme ceux utilisés.

Chacun d’entre eux aura évidemment une configuration particulière : la gestion d’un processus de recrutement RH sera complètement différente de celle utilisé pour une campagne emailing.

Chaque workflow suit donc un processus différent selon le cadre de son utilisation.

Le Customer Relationship Management permet justement la configuration et l’automatisation des tâches et des procédures au sein de l’entreprise.

On parle dans ce cas d’un logiciel hybride CRM Workflow, avec un workflow associé au CRM.

Le workflow va permettre de traiter automatiquement et rapidement les différentes tâches que l’entreprise doit mener.

Prenons l’exemple d’une commande sur un site internet et détaillons les différentes tâches qui y sont associées:

1. Panier-catalogue (sélection du ou des articles souhaités)
2. Demande d’achat (validation du panier)
3. Enregistrement client (remplissage du formulaire d’achat / noms, prénoms, adresse, livraison,…)
4. Paiement de la commande (redirection vers la page de paiement par carte bancaire)
5. Commande effectuée (génération de la facture)
6. Réception de la commande (suivi client après vente)

Lorsqu’un client veut effectuer une commande sur un site internet, il doit passer par ces étapes avant de valider sa requête. L’ensemble de ces étapes automatisés correspondent à un workflow.

Le CRM pourra constituer un ensemble de Workflow qui permet une automatisation des procédures de certaines fonctions de l’entreprise.

C’est pourquoi il est important de disposer d’un outil efficace et performant qui facilitera la gestion des workflows.

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Prediwell est un logiciel hybride CRM Workflow adapté à toutes les tailles d’entreprise.

Sa philosophie pourrait se résumer en une phrase : une solution CRM intuitive, permettant d’automatiser facilement les différentes tâches à mener dans l’entreprise.

Exemple : le suivi des contacts, l’historique des interactions, la personnalisation de nos campagnes projets process, l’outil collaboratif (team board), la recherche intuitive d’informations clés et les Dashboard personnalisables.

Prediwell assure la gestion des activités principales au sein de l’entreprise telles que le consulting, RH, Sales…

Ce CRM adaptable et simple à prendre en main permet de :

Travailler intelligemment avec les informations critiques de l’entreprise
Gérer efficacement son activité,
Piloter de manière agile,
De suivre, analyser, et prendre des actions rapides.

Côté tarif, Prediwell propose un abonnement mensuel à partir de 9€ par utilisateur, prix très compétitif par rapport au prix du marché CRM.

A noter que Prediwell propose actuellement une offre spéciale aux TPE/PME : toutes les versions Prediwell sont actuellement gratuite pendant 15 jours.

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