Onboarding : intégrer à distance un collaborateur

Actualités, enjeux du CRM : Pour mieux comprendre CLIQUEZ-ICI

Télétravail & visioconférence : une nouvelle étape pour intégrer votre collaborateur, en vogue depuis la crise du COVID

La crise sanitaire du COVID nous a tous obligé à adapter notre activité, et bientôt, l’arrivée d’un prochain reconfinement ne nous permettra pas de désister à la règle ! Qui dit re-confinement dit télétravail généralisé.

Dans ce contexte, l’idée d’intégrer un futur collaborateur à distance peut paraître compliquée.

Surtout lorsqu’il s’agit de le former et de l’accompagner tout au long du processus d’onboarding… Mais cela n’en demeure pas impossible !

Recruteurs, directeurs, responsables: si vous êtes dans ce cas, voici les solutions pour réussir l’intégration et l’accompagnement de votre futur recrue !

Onboarding ? Quésaco déjà ?

Une petite piqûre de rappel s’impose avant d’entrer dans le vif du sujet !

L’onboarding, de l’anglais “embarquement”, désigne notre démarche en tant qu’entreprise, d’intégrer de la meilleure manière un nouvel employé dans notre structure, après que celui-ci ait passé l’étape du recrutement.

Ainsi, l’onboarding se déroule généralement après un entretien d’embauche réussi, et peut durer entre 3 mois et 1 an en fonction de la nature du poste.

N’oublions pas que le but est de faciliter l’arrivée du collaborateur au sein de vos bureaux, de lui permettre de tisser des liens progressivement avec le reste de l’équipe, et de lui faire se sentir à l’aise dans son environnement de travail.

Il est donc important de bien prendre le temps d’établir en tant que responsable, un ensemble d’actions à mettre en place, pour que votre futur employé se sente prêt à occuper son nouveau poste en toute tranquillité !

Mais alors quelles peuvent être ces actions ? Nous avons justement répertorié celles qui sont les plus efficaces et rapides à mettre en place :

prediwell-onboarding-télétravail

Action #1 : Tenir au courant l’équipe de l’arrivée d’un heureux élu !

Bien que cela paraisse évident, il est important d’informer votre équipe de l’arrivée d’un futur membre ! Cette action est d’autant plus important dans le cas d’un exercice en télétravail, où les dernières nouvelles internes peuvent prendre du temps à circuler.

Faites tout simplement un mail, ou bien annoncer lors d’une réunion digitale, la prochaine arrivée de votre recrue.

Cela permettra à toute l’équipe de bien s’organiser si besoin, et d’être prête à accueillir le nouveau ou la nouvelle venu(e) !

Action #2 : Communiquer avec votre nouveau collaborateur avant le jour J

Une fois la nouvelle annoncée auprès de votre équipe, il en découle naturellement de transmettre les informations utiles à votre nouveau collaborateur ou nouvelle collaboratrice. Il faudra si besoin lui délivrer également le matériel requis pour le poste qu’il occupera.

Pour bien préparer ce processus d’onboarding, nous vous conseillons de bien sûr vous y prendre le plus tôt possible, de préférence une semaine avant le jour J.

N’oubliez pas que l’objectif est évidemment de mettre à l’aise votre recrue, et de lui “pré-intégrer” au sein de l’entreprise. Pour cela, il est nécessaire de communiquer avec elle en amont à plusieurs niveaux :

1- Transmettre les informations en temps et en heure :

Faites un mail contenant toutes les informations pratiques sur l’entreprise et son fonctionnement.

Pour se faire, privilégiez le format d’un livret d’accueil, où tout sera regroupé dans un seul message ou fichier joint.

Ce dernier contiendra notamment ; les horaires de travail, le règlement intérieur, les heures de réunions en visioconférence, l’organigramme, les fréquences de communication avec les supérieurs, ou bien encore les accès aux applications internes (identifiants et mots de passes pour l’intranet, la boîte mail, et autre logiciels par exemple).

Nous vous conseillons cependant de privilégier un mail à part pour ces derniers, par mesure de précaution.

Soyez au maximum transparent sur tout ce dont vous communiquez !

N’hésitez pas à lui inciter à se familiariser avec vos outils internes, ou bien à lui transmettre des tutoriels.

De son côté cela lui permettra de gagner en compétence en amont, et pour vous, de gagner du temps pour le poste !

2- Livrer aussitôt que possible le matériel nécessaire :

Si votre futur employé(e) ne semble pas avoir l’équipement requis pour pouvoir travailler de manière optimale, soyez au courant dès que possible pour le lui délivrer avant le jour J.

Comme dit précédemment, il est préférable de faire cette démarche une semaine avant minimum, afin d’éviter tout retard de dernière minute.

Un ensemble non exhaustif de matériel à envoyer serait par exemple :

Un ordinateur de travail
Une tablette
Ou bien encore un téléphone professionnel

Vous souhaitez marquer le coup et vous distinguer des autres ? N’hésitez pas à joindre un petit goodie de votre société (sticker, stylo, clé USB, porte-clés…) !

Ca fera toujours plaisir au collaborateur, et lui fera se sentir plus proche de votre structure, tout en apportant une petite touche personnelle.

Action #3 : S’assurer d’avoir un processus d’intégration clair

Avec le contexte de télétravail, et plus particulièrement de cette crise du COVID, empêchant la transmission des informations de manière physique, cette étape est d’autant plus essentielle.

Elle passe même avant toutes les autres d’ailleurs !

Que veux-je dire par processus d’intégration clair ?

Et bien tout simplement s’assurer que les informations que vous avez transmis au nouveau collaborateur concernant l’entreprise soient à jour, et puissent être facilement retrouvables ou consultables.

Pensez par exemple à faire un dossier Google Drive dans lequel vous y avez tout mis, que vous transmettrez au nouvel employé.

Pour ce qui est des projets au sein de votre entreprise, Trello peut aussi vous permettre de tout gérer simultanément de manière collaborative.

Ceci lui permettra de réduire le stress d’avoir oublié une information importante et de ne pas savoir où la retrouver !

Il évitera ainsi de vous relancer plusieurs fois sur les mêmes questions, et de votre côté, vous éviterez les multiples allers-retours entre collègues.

Assurez-vous également que tous les accès et identifiants que vous avez donnés fonctionnent correctement.

Lorsqu’il s’agit d’onboarding, mieux vaut s’organiser de manière efficace !

prediwell-onboarding-collaborateur

Action #4 : Le jour J, accueillir votre collaborateur comme il se doit, faire une visioconférence

Bon c’est vrai, la distance du télétravail ne vous permet pas d’accueillir chaleureusement en chair et en os l’heureux élu !

Cependant, l’alternative du visioconférence reste une bonne solution et a tout de même ses avantages.

Déjà on oublie les gestes barrières répétitifs et les mesures anti-COVID ! Mais blague à part, cela permet dès le premier jour de créer un premier contact visuel avec votre employé et de pouvoir savoir à qui exactement vous avez affaire.

De plus, l’occasion de ce meeting vidéo, permettra à votre équipe de se présenter un par un, de décrire leur poste et leurs missions. Ce qui permettra au nouvel employé de mieux cerner le fonctionnement du service.

Bien sûr, n’hésitez pas à lui indiquer qu’il pourra échanger ultérieurement avec chacun des membres s’il le souhaite.

Il existe une multitude d’outils de visioconférence, les plus connus sont entre autres; Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, ou bien encore Skype…

Action #5 : Briser la glace, apprendre à connaître votre nouveau collaborateur en tant que personne

Qui a dit que travailler ne rimait pas avec sympathiser ?

Même si l’échange et les interactions sociales paraissent différents à cause de la distance, rien ne vous empêche de privilégier le contact humain au sein du cadre professionnel.

Engager naturellement la conversation avec votre employé est un excellent moyen de créer un sentiment de confort mutuel, même de manière générale.

Ce sentiment d’aise et d’intégration, permettra à votre collaborateur de gagner en confiance au sein de l’équipe, et la cohésion ne sera que meilleure !

L’idée ? Ce sont les “small talks”, parler de tout et de rien, échanger simplement.

Permettez-vous des discussions virtuelles plus informelles entre collègues, tout en restant professionnel. Par exemple, via un espace de chat dédié, ou bien lors de vos pauses.

Parce que l’on sait tous, être en télétravail peut parfois nous faire sentir isolé, et loin des contacts physiques de la pause-café ou déjeuner !

Action #6 : Désigner un tuteur pour accompagner le collaborateur et le suivre au quotidien

Au cours de son intégration, il peut arriver que votre nouveau collaborateur se sente isolé, ou bien désengagé de l’équipe. Laissez-le du temps il débarque !

Une bonne solution pour l’aider à mieux évoluer serait de lui attribuer un tuteur référent.

Bon dit comme ça, ça sonne scolaire mais pourtant ça peut bien s’appliquer en dehors de ce cadre !

Le tuteur se chargera à distance de lui fournir le soutien voulu, par le biais d’informations utiles, de conseils, de guide, ceci bien sûr dans un esprit de bienveillance.

Action #7 : Faire un suivi régulier de votre collaborateur et favorisez les bilans fréquents

Je dirais que ce point est relié à la précédente. Afin que votre nouveau recrue se sente moins désengagé, et démotivé par son poste, il est tout aussi important d’assurer un suivi régulier de ses journées d’activité que lui accorder un tuteur référent.

Pour quoi faire ? Tout simplement pour faire le point avec lui sur l’avancée de son parcours, de ses projets, de ses missions, voir les axes d’améliorations et de correction.

Ca a déjà été sûrement répété à maintes reprises précédemment, mais il est nécessaire que votre recrue se sente écouté, accompagné et aidé dans sa prise de fonction.

Comment faire ça à distance ? Prenez simplement de ses nouvelles par téléphone ou par visioconférence.

Faites le point de sa journée avec lui, débriefez, écoutez son ressenti et répondez à ses interrogations.

Vous pouvez par exemple instaurer un appel quotidien les premières semaines, puis diminuer petit à petit la fréquence de contact.

Ceci dès lors que vous sentez qu’il a gagné en autonomie et possède les armes pour mieux mener ses objectifs (restez quand même à côté de lui, car il aura quand même besoin de vous tôt ou tard !)

prediwell-onboarding-visioconférence-télétravail

Prediwell CRM : PME, Startup, enfin un GRC simple d’accès !

Prediwell est un logiciel hybride CRM Workflow adapté à toutes les tailles d’entreprise.

Sa philosophie pourrait se résumer en une phrase : une solution CRM intuitive, permettant d’automatiser facilement les différentes tâches à mener dans l’entreprise.

Exemple : le suivi des contacts, l’historique des interactions, la personnalisation de nos campagnes projets process, l’outil collaboratif (team board), la recherche intuitive d’informations clés et les Dashboard personnalisables.

Prediwell assure la gestion des activités principales au sein de l’entreprise telles que le consulting, RH, Sales…

Ce CRM adaptable et simple à prendre en main permet de :

Travailler intelligemment avec les informations critiques de l’entreprise
Gérer efficacement son activité,
Piloter de manière agile,
De suivre, analyser, et prendre des actions rapides.

Côté tarif, Prediwell propose un abonnement mensuel à partir de 9€ par utilisateur, prix très compétitif par rapport au prix du marché CRM.

A noter que Prediwell propose actuellement une offre spéciale aux TPE/PME : toutes les versions Prediwell sont actuellement gratuite pendant 15 jours.

Pour bénéficier d’une démo gratuite, ça se passe ici :

Souscription gratuite

commercial@prediwell.com

+33 (0)1 84 79 26 10